Buscar un buen proveedor de boleta electrónica parece ser más complicado de lo que realmente es. Si estás considerando suplantar tus anticuadas boletas manuales por unas de carácter electrónico debes saber que estás haciendo lo correcto, la boleta electrónica no solo te concede un mejor control sobre tu actividad contable; sino que además, te evita el tiempo que debes invertir al momento de timbrar tus talonarios e incluso los gastos asociados a su adquisición.

Ventajas de la Boleta Electrónica

Así, cuando se trata de escoger a un proveedor como toda decisión que involucra a nuestro negocio debemos hacerlo sobre la base de la razón y en este sentido, debemos colocar sobre la mesa conceptos a analizar para así elegir la mejor opción de entre todas aquellas que nos ofrece el mercado.

Si te preguntas ¿cuáles son estos conceptos? a continuación te señalaremos al menos 8 que deberás repasar para poder elegir el proveedor de boleta electrónica ideal.

Ahora bien, de seguro al terminar pensarás que varias opciones encajan en este perfil; sin embargo, debes entender que las cualidades aquí descritas nos plantean la base sobre la cual decidir; es decir, siempre quedará de ti la decisión de que proveedor escoger, nosotros únicamente te señalaremos los elementos básicos.

1. Límite en la cantidad de boletas a emitir

Lo primero que debemos buscar sobre cualquier proveedor es la cantidad de documentos que nos permite emitir. Muchos de ellos establecen rangos determinados en función de la cantidad de boletas, donde cada uno de estos rangos cuentan con un valor diferente. En este sentido, podríamos decir que entre más boletas mayor es el costo asociado al sistema.

Esto sin duda tiene un beneficio y a la vez nos plantea una gran desventaja. En primer lugar, aumentar de rango no significa más que el hecho de que nuestra empresa esta creciendo, peeeero, el gran tema de esto es que no sabremos a ciencia cierta cuánto es el costo del producto por mes.

Por otra parte, existen algunos proveedores que nos plantean un costo fijo pues no establecen un límite de emisión o por el contrario nos fija una cantidad máxima y única de documentos, bajo el mismo valor. Esta opción nos ayuda a saber mes a mes que cantidad de dinero invertimos en nuestro sistema, por lo que organizar nuestras finanzas es mucho más fácil.

2. Costos de implementación y certificación ante el SII

Si deseas comenzar a emitir tus documentos de manera electrónica deberás en primer lugar certificarte ante el Servicio de Impuestos Internos (SII) y en cuanto a ello, son muchos los proveedores que se ofrecen a hacerlo por ti. Incluso podemos dividir las opciones entre aquellos donde la certificación representa un costo extra y otros donde se encuentra inmersa en el servicio. Dentro de estos últimos encontramos a SimpleBoleta.

3. Contrato

Todo acuerdo entre partes amerita la realización de un contrato, escoger a un proveedor de boleta electrónica por tanto no es la excepción. Por ello, te recomendamos elegir aquel que te conceda un contrato no solamente por un tema de seguridad, sino también, para dejar constancia de tus beneficios, obligaciones y capacidades con el servicio.

Asegúrate de que entre las cláusulas que yacen en el contrato, se encuentren especificaciones acerca de que tu información no será vendida, revelada o que tus boletas no serán cargadas con publicidad proveniente de otras empresas.

Si bien, los contratos pueden llegar a ser bastante molestos por cuanto amerita parte de nuestro tiempo, intenta dedicarle unos pocos minutos para así estar seguro de que la relación es la que esperas. Esto te puede ahorrar inconvenientes en el futuro.

4. Conectividad

Cuando hablamos de Internet sabemos que en Chile -pese a que es uno de los países con mejor cobertura en Sudamérica- aún existen zonas que presentan problemas de conectividad, incluso podemos decir que este es el debate que gira entorno a la obligatoriedad de la boleta electrónica. De esta forma, los sistemas actuales deben afrontar el reto y hacer que la conexión a Internet no sea un impedimento para emitir los documentos.

Existen distintas empresas que se han encargado de que la emisión sea también offline. Un ejemplo de ello es SimpleBoleta, con su terminal puedes emitir y entregar fácilmente las boletas a tus clientes sin preocuparte porque estas sean enviadas al SII, tan pronto como el equipo registre una conexión a Internet enviará tus boletas para que así sean registradas en el Servicio.

5. Respalda tus documentos

Este aspecto es uno de los más importante, -la verdad es que tal parece que todos lo son-. Al momento de elegir un software debes asegurarte de que el mismo respalde tu información, recuerda que el SII te exige almacenar tus documentos al menos durante un mínimo de 6 años. A su vez, esto te permite tener un seguro en caso de que en algún momento necesites ir un poco hacia atrás y revisar un par de boletas.

6. Buen Soporte

Todos los servicios ameritan tener un centro de soporte preparado para atender a sus clientes. Lo ideal sería que el mismo cuente con la eficiencia que necesitas para resolver tus inconvenientes; por esto, antes de contratar los servicios de boleta electrónica de algún proveedor asegúrate de que el soporte sea lo que buscas.

Un buen soporte será aquel que cuente con distintos mecanismos de atención -llamado, whatsapp, correo, etc- el tiempo de atención no debe ser extenso; es decir, superar los 30 minutos -dependiendo claro está del inconveniente- y por último, la atención deberá ser especializada.

Muchas veces sucede que cuando llamamos a la empresa para hacer una consulta hablamos la mayor parte del tiempo con un robot que está lejos de ayudarnos, esta es una de las situaciones que debemos evitar.

7. Facilidad de uso

Nada tiene de práctico contratar además del servicio, un curso que te oriente sobre cómo usar los dispositivos para emitir boleta electrónica. Míralo en términos de tiempo y costos; la mayor parte de los emprendedores conforme crecen van delegando responsabilidades y una de ellas es la caja, invertir tiempo para entrenar a tus cajeras en el uso del software o máquina es sin duda molesto.

Explora por tanto los dispositivos/softwares antes de comprar, muchos proveedores crean demos que te permitirán experimentarlos incluso antes de contratarlos. Te recomendamos elegir aquel que sea fácil de usar y que se adapte a lo que tu equipo necesita.

8. NO te olvides del costo

Si bien es el último elemento que mencionamos no por ello es menos importante, analiza los costos asociados a tu proveedor de boleta electrónica e incluso si eliges uno que cuente con rangos de precios distintos, considera hasta dónde eres capaz de costear. A su vez, revisa que otros gastos deberás incurrir para sí dejar de lado tus talonarios.

Estos 8 elementos harán que tu decisión sea aún más fácil y racional. A la vez que te permitirá tener un mejor control sobre la opción que elijas. Anímate a cambiar a la boleta electrónica y conoce todos los beneficios que puedes experimentar gracias a ella; olvídate de las visitas al SII y facilita tu contabilidad.